Dicas para armazenamento de Emails nos principais Provedores/Ferramentas

Cada um de nós tem mecanismos de organização e metodologias de trabalho e estudos que fomos criando e adaptando, da melhor forma possível, para atender as nossas necessidades e demandas.

Hoje, no mundo informatizado, substituímos os velhos arquivos de ferro ou aço, grandes e pesados, por arquivos eletrônicos, com os documentos digitados ou digitalizados, armazenados em nossos computadores ou dispositivos externos. Tivemos que nos adaptar a tecnologia, reciclar os nossos processos e aprimorar as nossas técnicas de organização e planejamento para termos resultados rápidos e eficientes na busca dos dados e documentos que produzimos ao longo do tempo.



Uma boa prática sobre organização de documentos é seguirmos o mesmo princípio do passado, ou seja, armazenar os documentos produzidos em pastas, criando uma estrutura de pastas que atenda a necessidade de cada um. Em nossos computadores podemos usar o mesmo método (antes usado com papeis, pastas e grandes arquivos), criando, eletronicamente, as pastas da forma que melhor se encaixe a nossa metodologia de trabalho e objetivo de controle, por projeto, por atividade, por escola, enfim, da forma mais operacional para cada caso.

Veja o exemplo abaixo do Professor X:

  • c:/
  • c:/Escola ABC
    • c:/Escola ABC/Projeto Educação Infantil
    • c:/Escola ABC/Projeto Primeiro Ano
    • c:/Escola ABC/Projeto Ensino a Distância
    • c:/EscolaABC/Emails 2009
    • c:/EscolaABC/Emails 2010
    • c:/EscolaABC/Emails 2011
  • c:/Colégio XX
    • c:/Colégio XX/Primeira Série
    • c:/Colégio XX/Projeto Crescer
    • c:/ Colégio XX /Emails 2010
    • c:/ Colégio XX /Emails 2011
Estes são exemplos de uma estrutura de pastas organizadas por um professor (Professor X) que dá aula em 2 escolas. Ele optou pela criação de uma pasta por escola e subpastas diferenciando projetos, emails e outros temas. Dentro destas subpastas ele armazenou os documentos referentes ao assunto da pasta. Da mesma forma esta organização pode ser feita para o armazenamento de e-mails (em sua ferramenta de emails). O professor X criou 1 pasta de emails por escola e por ano, o que enfatiza a necessidade dele de busca cronológica. Desta forma será fácil busca e a confecção de backups dos arquivos e emails, basta que as pastas sejam copiadas para outro dispositivo. Você deve estruturar a sua árvore de pastas conforme a sua necessidade e a sua própria metodologia de trabalho, da forma como você acha mais familiar direcionar sua organização.

A sua ferramenta de emails também lhe oferece a possibilidade de criar uma hierarquia específica para organizar os seus emails, através de pastas ou marcadores. Os emails serão acessados diretamente pela ferramenta e ficarão armazenados na pasta escolhida do seu computador, como nas que o Professor X organizou acima, neste caso, conforme a escola e assunto/ano.

A seguir veremos como criar as pastas na sua ferramenta de email. Clique sobre o link desejado para visualizar as informações:

A ferramenta de email mais utilizada é o Outlook, mas também estaremos tratando nesta edição o Hotmail, Gmail, Terra e Yahoo.

Não esqueça que as Pastas devem ser salvas rotineiramente. Para isto, basta copiá-las (Copy/Past) para um pendrive, CD ou outro dispositivo de sua preferência. Esta prática garantirá que, em caso de problemas com o seu computador, seus dados estarão a salvo!